Redan innan upphandlingsprocessen gäller det att vara förberedd och påläst för bästa resultat.
- Fokusera på kvalitet från början och genom hela upphandlingen. En upphandling som sätter pris före kvalitet leder ofta till mer ineffektivt resultat vilket i längden blir ännu dyrare när det gäller just säkerhet för en myndighet eller i en kommun eller region.
- Undersök att rätt auktorisationer krävs i upphandlingen för den tjänst som du vill köpa. Väktare genomför egendomsskydd, personskyddsväktare skyddar vid hot mot en anställd eller förtroendevalt, ordningsvakt sköter allmän ordning och skyddsvakten skyddar den samhällsviktiga infrastrukturen. Var noga med att du i din upphandling nämner alla tjänster du vill köpa och kom ihåg att alla bolag per automatik inte får sälja alla tjänster.
- Sund konkurrens bygger på att rimliga krav ställs kontra vad du vill betala och att kraven på extra bemanning står i proportion till vad du normalt köper. Fundera på om kraven i upphandlingen egentligen är relevanta för resultatet du vill nå och fundera på hur det kan påverka konkurrensen och det pris du får.
- Öka konkurrensen mellan företag genom upphandlingar som möjliggör att olika uppdrag står på egna ben om möjligt. Kan uppdrag delas upp mellan olika geografiska områden eller olika tider på dygnet till exempel?
Börja med behovet
En upphandling av säkerhet bör alltid utgå från en tydlig behovsanalys. Vilka objekt, platser eller verksamheter ska skyddas? Vilka risker finns? Vilka incidenter har tidigare inträffat? Och vilken effekt ska säkerhetstjänsten uppnå?
Ju tydligare behovsbilden är från början, desto bättre blir förutsättningarna att ställa relevanta krav och få anbud som motsvarar det faktiska säkerhetsbehovet.
Använd gärna marknadsdialog
Inför en upphandling kan marknadsdialog, RFI eller extern remiss vara ett bra sätt att testa krav och få bättre förståelse för marknaden. Det minskar risken för krav som blir otydliga, kostnadsdrivande eller svåra att följa upp.
Fördjupa dig i BYA guide Upphandla säkerhet
BYA – Bevakningsbranschens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd – har tagit fram guiden Upphandla säkerhet – Guide för offentlig upphandling av bevakningstjänster. Guiden är ett praktiskt stöd för offentliga beställare och upphandlare som vill ställa rätt krav, väga kvalitet mot pris och skapa bättre förutsättningar för en trygg och hållbar säkerhetsleverans.
Läs gärna också Säkerhetsföretagens artikel om varför guiden är ett viktigt verktyg vid upphandling av säkerhetstjänster.
Rapporter om upphandling – Säkerhetsföretagen
