Att upphandla säkerhet är svårt – här är guiden som ger stöd att ställa rätt krav

Att upphandla säkerhet är inte som att köpa vilken tjänst som helst. Det handlar om tjänster som ska förebygga brott, skydda människor och verksamheter och bidra till trygghet i samhället. Samtidigt är regelverken många, behoven ofta komplexa och konsekvenserna av fel kravställning stora.

För en upphandlingsansvarig är det därför inte enkelt att hålla koll på allt. Vilken typ av säkerhetstjänst behövs? Vilka krav är rimliga? Hur ska kvalitet vägas mot pris? Vad gäller för auktorisation, utbildning och uppföljning? Och hur undviker man att krav som ser bra ut på papperet i praktiken leder till sämre leverans eller färre seriösa anbud?

Säkerhetsföretagen rekommenderar därför BYA:s guide Upphandla säkerhet – Guide för offentlig upphandling av bevakningstjänster som ett praktiskt stöd för offentliga beställare och upphandlare.

BYA, Bevakningsbranschens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd, har tagit fram guiden för att bidra till ökad kunskap om bevakningsbranschen och ge stöd i vilka krav som är lämpliga att ställa vid upphandling av bevakningstjänster. Guiden tar också upp hur anbud kan värderas och viktas för att uppnå bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

En väl genomförd upphandling börjar inte med ett förfrågningsunderlag. Den börjar med en noggrann analys av vad som faktiskt behöver skyddas.

Det kan handla om vilka objekt, platser eller verksamheter som omfattas, vilka risker som finns, vilka incidenter som tidigare inträffat och vilken effekt beställaren vill uppnå. Är behovet ronderande bevakning, stationär bevakning, ordningsvakter, skyddsvakter, larmcentralstjänster eller en kombination av flera olika tjänster?

Ju tydligare behovsbilden är, desto bättre blir förutsättningarna att ställa rätt krav – och att få anbud som faktiskt svarar mot verksamhetens säkerhetsbehov.

Olika säkerhetstjänster omfattas av olika regelverk, utbildningskrav och behörigheter. Ett bevakningsföretag måste vara auktoriserat av länsstyrelsen och auktorisation krävs för de verksamhetsslag som företaget ska utföra.

Det är därför viktigt att upphandlingen utformas med kunskap om hur branschen fungerar. Annars finns risk att kraven blir otydliga, oproportionerliga eller svåra att följa upp. I värsta fall kan det leda till färre anbud, högre kostnader eller en leverans som inte motsvarar det faktiska säkerhetsbehovet.

En återkommande utmaning vid upphandling av säkerhet är balansen mellan pris och kvalitet. Lägsta pris kan aldrig ensamt vara måttet på en bra säkerhetsleverans.

Kvalitet behöver därför beskrivas konkret. Det kan handla om kompetens, bemanning, kontinuitet, rapportering, samverkan, incidenthantering och förmågan att leverera även när förutsättningarna förändras.

Men det räcker inte att ställa krav i upphandlingen. Kraven måste också vara möjliga att följa upp under avtalstiden. Uppföljningen är avgörande både för att säkerställa att beställaren får det som avtalats och för att seriösa leverantörer ska kunna konkurrera på rättvisa villkor.

Säkerhetsföretagen ser också ett stort värde i tidig dialog inför upphandlingar. Marknadsdialog, RFI eller extern remiss kan hjälpa upphandlande organisationer att testa krav, förstå marknaden och identifiera sådant som riskerar att bli kostnadsdrivande, konkurrensbegränsande eller svårt att genomföra i praktiken.

En väl genomförd dialog bidrar till bättre upphandlingsdokument, fler relevanta anbud och en mer hållbar säkerhetsleverans.

BYA:s guide är ett konkret verktyg för den som vill upphandla bevakningstjänster med större träffsäkerhet. Den går igenom bland annat regelverk, verksamhetsslag, behovsanalys, kvalitet, marknadsdialog, avtal, uppföljning och exempel på krav och bilagor.

Säkerhetsföretagen rekommenderar guiden till offentliga beställare som vill stärka kvaliteten i sina upphandlingar och skapa bättre förutsättningar för professionella, seriösa och långsiktigt hållbara säkerhetsleveranser.

Ladda ner BYA:s guide här: Upphandling – Säkerhetsföretagen

När säkerhet upphandlas på rätt sätt bidrar det inte bara till bättre avtal. Det bidrar till ökad trygghet, säkrare verksamheter och ett starkare samhälle.