Så skapar vi bättre upphandlingar av säkerhet

När säkerhet upphandlas är priset enkelt att jämföra. Kvalitet är svårare.

Men konsekvenserna av en bristande säkerhetsleverans kan vara betydligt större än i många andra typer av inköp.

– Så som vi upphandlar säkerhet är också så vårt samhälle kommer att se ut. Säkerhet är en samhällsfråga, sa Maria Elinder, förbundsdirektör för Säkerhetsföretagen och moderator för seminariet När säkerhet upphandlas på lägsta pris – vem tar ansvar för tryggheten?

Bevakningsbranschens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd, BYA, har tagit fram guiden Upphandla säkerhet för att ge stöd till den som köper bevakningstjänster. Läs också vår artikel om hur man upphandlar säkerhet och ställer rätt krav

Lars Sjöberg från BYA betonade att diskussionen inte handlar om att alla upphandlingar fungerar dåligt. Tvärtom finns många professionella beställare. Problemet uppstår när kvalitet blir ett allmänt begrepp utan tydligt innehåll.

– Kvalitet är bara ett ord om man inte fyller det med något konkret. Det handlar om företagets faktiska förmåga att leverera det kunden har behov av, sa Lars Sjöberg.

Det kan handla om ledningssystem, arbetsledning, rutiner för rekrytering och hur personalens kompetens upprätthålls. Genom relevanta tilldelningskriterier kan leverantörernas faktiska förmåga få betydelse i utvärderingen – inte bara priset.

En återkommande fråga i panelen var behovsanalysen.

Att kopiera en tidigare upphandling och justera vissa delar kan vara tidseffektivt. Men säkerhetsbehoven skiljer sig mellan verksamheter, platser och hotbilder.

Anja Clausin, generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten, efterlyste därför mer dialog innan kraven sätts.

– Inte den här prylen behöver jag, utan: det här är mitt behov. Hur kan ni lösa det? Den typen av dialog behöver vi, sa Anja Clausin.

Marknadsdialog och RFI (Request for Information, en formell informationsinhämtning från marknaden inför en upphandling) kan ge beställaren bättre kunskap om vilka lösningar och förmågor som faktiskt finns.

Ola Sörensson, upphandlingschef i Region Halland och vice ordförande i Sveriges Offentliga Inköpare, pekade samtidigt på en konkret utmaning: tid och resurser.

– I mindre kommuner kan två upphandlare ha många olika upphandlingar att hantera samtidigt. Då blir tid en viktig faktor, sa Ola Sörensson.

Men just därför behöver processen börja i rätt ände: med verksamhetens faktiska behov och en strukturerad dialog med marknaden.

För säkerhetsföretagen är problemet med alltför generell kravställning att företagens olika förmågor riskerar att aldrig synas.

– Om man tillåter oss att tävla med kvalitet kan man få del av förmågor som annars är svåra att kravställa, sa Mats Johansson, anbudschef på Securitas Sverige.

En alltför detaljerad kravspecifikation kan samtidigt missa sådant som faktiskt påverkar leveransen: arbetsledning, stöd till verksamheten och förmågan att rapportera vad kunden får för sin investering.

Lena Johansson, chef för bevakningsverksamheten på Avarn Security, lyfte möjligheten att använda scenarier och case i utvärderingen.

– Det händer saker i en leverans. Det är människor och verksamheter vi har att göra med. Genom scenarier kan man bättre förstå företagens kapacitet och förmåga när olika situationer inträffar, sa Lena Johansson.

Casebaserad utvärdering ställer högre krav på beställaren – och gör uppföljningen ännu viktigare. Annars finns risken att den bästa berättaren vinner, snarare än den leverantör som faktiskt kan leverera.

Om det fanns ett ord som återkom oftare än något annat under seminariet var det uppföljning.

– Man har upphandlat och tecknat ett avtal. Men det börjar ju där. Då måste vi följa upp vilka krav vi har ställt och vilken leverans vi faktiskt får, sa Ola Sörensson.

Bristande uppföljning riskerar också att skapa en konkurrensfördel för oseriösa leverantörer. Krav som ställs men aldrig kontrolleras kan i praktiken gynna den aktör som lovar mest – utan att faktiskt leverera.

Anja Clausin betonade att tydliga krav och uppföljning måste kombineras med en vilja att faktiskt använda avtalets påföljder.

– De seriösa leverantörerna vill att det ska vara så. Då har man också en press på sig att leverera och de som inte kan leverera kommer inte att finnas kvar, sa Anja Clausin.

Det är särskilt viktigt i en bransch där säkerhet, förtroende och seriositet är själva grunden för leveransen.

Säkerhetsföretagens utgångspunkt är tydlig: kvalitet och pris ska inte behöva vara motsatser. Men säkerhet kan inte reduceras till ett timpris.

En professionell säkerhetsleverans handlar om att förstå behovet, förebygga risker, upptäcka händelser och ha förmågan att agera när något faktiskt inträffar.

Därför behövs tidig dialog, relevanta och proportionerliga krav och systematisk uppföljning.

För som Lars Sjöberg konstaterade:

– Just för att det är skattebetalarnas pengar är det särskilt viktigt att det blir bra.

När säkerhet upphandlas måste frågan vara större än vem som erbjuder lägst pris. Frågan är vem som faktiskt kan leverera trygghet när det gäller.

Se hela seminariet:

När säkerhet upphandlas på lägsta pris – vem tar ansvar för tryggheten?

På vår sida om upphandling finns fler guider och rapporter